○宮津市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成30年2月20日
訓令甲第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、宮津市と与謝野町との間の電子情報処理組織による戸籍事務の委託に関する規約(平成29年告示第124号)に基づいて市長が管掌する戸籍情報システムの事務処理(以下「戸籍電算処理」という。)に係るデータの漏えい、滅失、き損その他の事故を防止するため、当該データの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム 宮津市個人情報保護条例(平成14年条例第1号)第2条第6号に規定する電子計算組織で戸籍事務に係るものをいう。
(2) 端末機 戸籍情報システムのうち、戸籍データの入力、出力等を行うディスプレイ及びプリンタ装置等の機器をいう。
(3) 戸籍データ 磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録(その記録の媒体及びその記録を出力した帳票(以下「戸籍記録媒体」という。)を含む。)をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、オペレーション手順書その他の戸籍電算処理に必要な仕様書をいう。
(5) パスワード 戸籍情報システムを操作する者が行う取扱業務を限定するため、あらかじめ割り当てた暗証番号をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令(以下「戸籍法等」という。)の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、記録事項証明書の交付、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(戸籍データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システム、戸籍データ、プログラム及びドキュメントを保護し、及び適正に管理運用するため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、次の事務を所掌する。
(1) 戸籍情報システムの利用及び管理に関する事務
(2) 戸籍データ、プログラム及びドキュメントの作成及び管理に関する事務
(3) その他戸籍電算処理に関する事務
3 保護管理者は、戸籍担当所管課の長をもって充てる。
(戸籍データ取扱責任者)
第5条 保護管理者の事務を補助させるため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、戸籍担当所管係の長をもって充てる。
(端末操作員)
第6条 端末機を操作するため、戸籍担当所管課に端末操作員を置く。
2 端末操作員は、保護管理者が指定する。
3 端末操作員は、端末機の操作により知り得た秘密を他に漏らし、操作目的以外の戸籍データを検索し、又は戸籍データを改ざんし、若しくは消去してはならない。
(戸籍データ等の管理)
第7条 保護管理者、取扱責任者及び端末操作員は、戸籍データ及びプログラム(以下「戸籍データ等」という。)が漏えい、滅失、き損又は改ざんされることのないよう、その保護及び管理に万全を期さなければならない。
2 保護管理者、取扱責任者及び端末操作員は、戸籍データ等を他に漏えいし、又は戸籍事務以外のものに利用してはならない。
3 戸籍データ等は、事故等の発生に備え、その内容を複写したものを予備として備えなければならない。
4 戸籍データは、戸籍届書、申請書等に係わるものに限定し、戸籍法等に定めのない事項は、戸籍データとして記録してはならない。
5 戸籍データのうち、記録しておく必要がなくなったものは、速やかに消去しなければならない。
6 戸籍データは、戸籍法等に定めるものを除き、外部に提供してはならない。
7 プログラムを複写し、廃棄し、又は外部へ持ち出す場合は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍記録媒体の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍記録媒体の受払い及び保管について、名称、作成期日、保管期間等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
2 保護管理者は、戸籍記録媒体を施錠できる所定の保管庫に保管しなければならない。
3 戸籍記録媒体が戸籍法に定められた期間を経過し、又は不要となったときは、速やかに焼却、裁断等第三者が認識できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第9条 ドキュメントは、常に最新の状態に維持し、適正な管理ができるよう保護管理者が指定する場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、廃棄し、又は外部へ持ち出す場合は、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 保護管理者は、端末操作員に対し、第3条に定める事務処理に関し、個別に入力、出力等を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該端末操作員以外の者に漏らしてはならない。
4 端末操作員は、パスワードを第3条に定める事務の範囲及び目的を超えて使用してはならない。
5 端末操作員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(端末機の操作時間)
第11条 端末機の操作時間は、宮津市の休日を定める条例(平成3年条例第4号)に定める市の休日以外の日における通常の執務時間内とする。ただし、保護管理者が特に必要と認める場合は、この限りでない。
(事故防止対策等)
第12条 保護管理者は、戸籍電算処理に係る事故防止対策及び事故発生時の対策を定め、その内容を取扱責任者及び端末操作員に対し、周知徹底を図らなければならない。
2 保護管理者は、事故が発生したときは、被害を最小限に留めるよう努めるとともに、直ちに事故の原因及び被害状況等を調査し、及び戸籍法第1条に規定する戸籍管掌者に報告し、復旧のための措置を講じなければならない。
(戸籍データ保護会議)
第13条 戸籍データ等の保護及び適正な管理運用を図るため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を設置する。
2 会議は、次に掲げる者をもって組織する。
(1) 保護管理者
(2) 取扱責任者
(3) 端末操作員
3 会議は、必要に応じて、保護管理者が招集する。
4 保護管理者は、必要があると認めるときは、会議に関係者を出席させることができる。
5 会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。
(研修の実施)
第14条 保護管理者は、戸籍データ等の重要性及び個人情報保護に関する意識の高揚を図るため、取扱責任者及び端末操作員に対して年1回以上の研修を実施するものとする。
(その他)
第15条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この規程は、平成30年4月1日から施行する。